KODE ETIK MENGGUNAKAN EMAIL

Proses pengiriman yang cepat tanpa membedakan ruang dan waktu, kapan dan dimanapun kita berada bisa dengan cepat mengirim pesan melalui e-mail. E-mail dapat membantu dalam banyak hal. Namun penggunaan e-mail yang tidak tepat tanpa etiket yang benar dapat berakibat fatal dalam beberapa kasus. Berikut beberapa criteria dalam mengirim email yang baik :

• Jangan gunakan e-mail untuk hal-hal yang bersifat sangat pribadi atau subyektif karena kemungkinan kesalah-pahaman dapat sangat terjadi.
• Sebelum mengirimkan suatu pesan e-mail, pertimbangkanlah apakah pesan tersebut layak/pantas diterima si penerima.Isi e-mail tertentu dapat membuat si penerima salah paham dan menimbulkanrasa marah.Bila anda menerima e-mail seperti itu,segeralah jawab kepada si pengirim untuk tidak mengirimkannya e-mail sejenis itu lagi.
• Abaikan segala jenis e-mail yang bersifat "surat berantai" atau HOAX (ancaman yang tidak benar mengenai virus komputer). Hal ini hanya akan membuang waktu dan menurunkan produktifitas kerja anda.
• E-mail dapat digunakan sebagai salah satu variasi dalam memberikan motivasi kerja ke rekan lain berupa pujian, ucapan terima-kasih dsb.
• Segeralah jawab e-mail yang membutuhkan jawaban anda. Bila anda belum mempunyai jawabannya, kirimkanlah pesan bahwa anda akan menjawabnya pada waktu atau tanggal tertentu.
• Sediakan waktu khusus (misalnya setiap pagi, siang dan sore @ 1/2 jam) untuk memeriksa e-mail anda agar produktifitas kerja anda terjaga.
• Dari segi Content
• Pastikan judulnya relevan dengan isi email. Jika reply atau forward email pastikan hanya sekali re atau Forward, jangan Re Re Re dan seterusnya
• Sapa tujuan email, missal `Hallo Bapak Iwan, Mengenai ……`
• Mengenai isi email, usahakan email sependek mungkin. Jika mereply, delete informasi-informasi yang berulang-ulang misalnya signature yang berulang- ulang maupun pesan yang sudah tidak relevan lagi. Jika menyertakan file attachment, pastikan ukurannya terkecil yang bisa dilakukan. Jika file JPEG, pastikan ukurannya sudah diperkecil.

• Ukuran file
Jika anda menyertakan attachment, buatlah attachment sekecil mungkin. Attachment di bawah 5MB masih diterima secara umum. Di atas 5 MB, pastikan penerima email anda memiliki koneksi internet yang cepat.

Sumber :
http://marcelimanuel.blog.friendster.com/2008/08/kode-etik-e-mail/
http://ycplace.blogspot.com/2010/03/kode-etik-menggunakan-email.html